合同檔案管理

『壹』 如何進行合同檔案管理

我建議先將合同分為幾個小類,比如合作協議類,訂購采購類,銷售類等等,然後再按年度分,同一小類的同一年度的再編號. 合同的檔案號可以編成這樣:X-2006-001 X代表協議類,2006年度,後面是順序號.因為合同的管理不同於一般的文書檔案,所以可以用特殊的編號方式.總之一句話,檔案的管理不是一成不變的,怎麼樣方便,怎麼樣科學,就怎麼來.

『貳』 如何有效管理合同檔案

一、合同檔案的收集
合同檔案收集難是一個普遍現象。這與合同的形成方式與一般公文有所區別有關。從辦理程序看,在一個法人單位,不同性質和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經歷諸多流轉環節;從合同成立看,合同送交所有責任方簽署完畢後方才成立,流程多周期長。受內外因素的影響,合同容易出現「中途截流」和分散保管的現象,從而給檔案部門的收集工作帶來一定困擾,直接影響合同檔案管理質量和開發編研工作的開展。
如何解決這一問題呢? 關鍵在於抓住合同流轉的中心環節。按照《合同法》第32 條規定:「採用合同書形式訂立合同的,自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。」而依目前國內慣例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為准(簽訂方皆為自然人除外) 。可見,蓋章環節是合同檔案收集的關鍵。如果在合同用印環節即注意對合同進行編號登記,作為追索合同文本的憑據,有助於提高合同收集歸檔率。
對一個全宗單位而言,較為科學有效的方式是實行統一格式的合同審批單。審批單記載合同內容、責任者、金額、經辦部門等相關信息,由合同經辦部門填寫,附合同文本一並辦理審批流轉(一式三聯,格式如下) 。待合同簽署成立後,第一聯供檔案部門作為合同審批材料,與合同文本一並歸檔;第二聯存財務部門,作為記賬憑證;第三聯可由合同部門作為專項資料保留。在合同用印階段,文書部門(或檔案部門) 直接在合同審批單編號,並留下第一聯備案存查,督促合同經辦部門在合同正式簽署完畢後及時辦理移交歸檔手續。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息,又使得合同管理流程更加規范嚴謹。採用這一方式,並通過制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助於從根本上解決合同檔案收集難的現象。
二、合同檔案管理模式
在國家機關和企業檔案分類體系中,都未將合同檔案作為一個單獨的管理門類。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據其性質、類別和承辦機構等特徵,被分別納入不同的檔案管理門類。這自然有其一定的合理性和科學性。例如將采購合同、工程合同、融資借貸合同分門別類進行歸檔有助於保持設備檔案、基建檔案、會計檔案的成套性與系統性。但是,隨著合同數量的激增、合同憑證的頻繁調用以及合同信息資源的深層次開發,傳統做法已無法很好
地滿足對合同進行集中查詢、綜合統計以及編研開發的需要,與當前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少單位出於業務工作考慮,往往指定合同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來一定風險性。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業知識有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放於業務部門不利於保管使用和到期鑒定銷毀;第三,一旦組織機構或工作人員發生調整變動,往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導致經濟訴訟失利的案例並不鮮見。目前,隨著社會信用體系的構建,不少地方開始推行
「重合同,守信用」企業認證工作。收集、分析合同各階段執行情況,加強對風險的控制能力,使動態管理合同成為一種新的管理形式和需求。
鑒於合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認為合同檔案的管理模式須分層次進行。第一層次,實現合同安全統一管理。建議由檔案綜合管理部門對合同檔案文本實行集中管理,統一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開展合同執行情況跟蹤管理。由合同部門(或財務部門) 負責及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,並及時收集相關交易憑證(票據) 裝訂備查。在分類歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用於檔案部門正常分類歸檔,維護各類檔案的系統完整;另一份提供合同部門(或財務部門) 建立合同執行信息記錄。為了便於統計查詢和開發利用信息,後者可以採取靈活多樣的分類和排列方式,實行動態管理,列為專項業務資料保管。當然,機構規模較小的單位也可結合本單位機構設置情況,指定檔案部門行使上述「二合一」的合同管理職能。 三、合同檔案保管的劃分
對於合同保管期限,存在兩種極端的看法。一種片面誇大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實上這兩種做法在認識上都存在誤區,不利於合同檔案的科學管理和有效利用。劃分合同保存期限時,要聯系合同價值進行綜合分析。
例如,對一般經濟合同而言,合同標的、履行期限是重要參考指標;合同作為技術文檔時,它所依附的設備儀器、土地不動產等使用年限應作為考慮因素;有的合同具有深遠的社會影響(如反映重大經濟和社會意義的合資合作協議等) ,可以考慮列入永久保管。近年來,經濟糾紛案件呈現上升之勢,因此合同爭議的訴訟時效也在參考之列。可見,盡管鑒定合同價值並無具體標准可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善於綜合各方面信息,運用經濟的、法律的眼光和動態觀點看問題,就有助於合同檔案保管期限的劃分趨於准確合理。 四、對變更、撤銷和失效合同的管理
對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點,容易被忽視。事實上,由於合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對其變更與解除也應慎而處之。
《合同法》規定,當事人協商一致的,可以變更合同。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批准(解除) 登記手續的,依照其規定。因此,對已簽訂或生效合同進行變更、撤銷或解除時,要參照法律規定辦理有關審批程序和登記手續,並在合同簽訂方共同見證下將合同文本全部回收,統一辦理變更或銷毀。必要時還需對履約執行情況作出相關書面說明,雙方確認後備案存查。避免因疏於管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經濟糾紛或損失。
五、合同檔案信息資源的開發
長期以來,合同管理中存在的上述現象制約著合同信息資源的深入開發和有效利用。在編研方式上,除了採取傳統的分類統計、數據匯總、比較分析等方式對合同檔案開展一次、二次編研外,還要緊密結合社會利用需求,發掘其獨特的信息內容。應當注意到,伴隨世界經濟一體化和中國加入WTO ,構建各個層次的信用管理體系已逐漸成為社會以及企業界的共識。
積極開發合同檔案資源,找准切入點,是檔案編研領域新的增長點。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分,應當與信用體系互動互惠,從而發揮更大的現實意義。 首先,合同管理對信用檔案體系的形成和完善具有積極作用。建立社會信用體系的目的在於整頓和規范市場經濟秩序,形成誠信為本,操守為重的良好風尚。其功能實現方式之一就是對社會、企業、個人誠實守信或違法違約行為進行懲惡揚善。對企業自身而言,通過收集本企業在工商、信貸、稅收、合同、社會公益等方面的成果(包括所獲得的資質證書、憑證及相關資料等) ,構築本企業信用體系架構,可以樹立和展示本企業良好的資信形象,提升信用等級。尤其是在合同管理方面,通過規范的合同管理,取得政府部門認證的「重合同守信用」企業稱號,無疑對樹立、宣傳本企業的良好信用大有裨益。因此,完善的合同檔案管理有利於豐富社會和企業「信用管理體系」成果。
其次,在合同管理中引入信用管理機制,有利於提高科學管理水平,避免損失。例如,合同簽訂前,對簽約方資信(信用等級) 進行信用調查和分析評估;合同執行中,對合同執行情況進行跟蹤監督、分析評價,及時發現風險並採取應對措施;合同履行後,對合同執行情況進行統計匯總,發掘有效信用信息,確定(修改) 客戶信用標准,建立動態的客戶信用等級等。從而使企業具有一定的識別、評估和規避客戶信用風險的能力。從這個意義上說,合同檔案也是企業建立「客戶信用管理體系」的重要信息流。可見,合同檔案信息資源的開發一旦與資信體系的建立相結合,兩者相得益彰,將會煥發出長久的生命力。積極探索二者建立關聯的模式、方法和深度,並加以提煉開發,恰恰是合同檔案編研新的切入點。

『叄』 合同如何歸檔

一、合同、協議檔案是一個單位全部檔案的重要組成部分，它是企事業單位對外進行經營活動、對內進行人事管理的有效憑證，在維護企事業單位合法權益方面發揮著不可替代的重要作用
(一)合同協議檔案反映了企事業單位對外經營活動的情況，是處理經濟糾紛、切實維護自身合法權益的有效憑證。合同、協議檔案在我校的經營管理工作中發揮了重要作用，例如：2001年學校對外承包食堂，在承包期未滿時，承包方就以利潤微薄等理由要求退出，我校根據承包協議合法的沒收了承包方交納的押金，保證了校方的利益。又如：2003年我校建設教學樓，8月份與某工程隊簽訂了《建築施工合同》，合同中雙方商定了鋼材的價格，到了年底全國鋼材價格猛漲，工程隊向我校提出要給予鋼材價格補貼的要求，並以停工相威脅;我校根據合同據理力爭，最終工程隊只好按照合同的規定繼續施工並如期完成了教學樓建設。
(二)合同、協議檔案也是處理人事問題的依據。反映企事業單位與員工聘用情況的合同、協議檔案是人事檔案的重要組成部分，是單位與被聘用者之間對考核標准、聘用時間、聘用待遇的事先約定,具有法律效力。前些年企事業單位內部往往是正式員工、招聘人員、內退人員、停薪留職人員、待崗人員、臨時工等多種身份的人員並存，現在我國加大了企事業單位人事制度改革，各單位在處理停薪留職、待崗、內退人員的問題時，就必須以合同、協議檔案作為參考依據;在實施全員聘任工作時，就更要注重做好合同、協議的歸檔工作。
二、影響合同、協議歸檔的主要因素
(一)從業人員法律意識淡保1999年我國制定並頒布了全國統一的《合同法》，合同、協議成為了具有法律效力的有效憑證。可是有些職工不學法、不懂法、更不會用法，不懂得在市場經濟下合同所具有的法律效力，不了解市場與合同的必然聯系和相互依存的關系，只顧到市場承攬業務，卻不去簽訂合同或草簽合同或簽了合同也不及時歸檔，結果遇到糾紛就沒有協商與調解的依據，或者依據不足，只好「啞巴吃黃連，有苦說不出」。
(二)從業人員對歸檔合同和合同管理相互依存的關系缺乏認識。合同管理是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止以或解除全過程的管理。合同產生在合同管理的前期階段，在開始履行合同後，從業人員往往以為合同、協議的作用就到此為止了，忽視了合同、協議的歸檔工作;可是合同管理的問題大多數產生在中期和後期履行階段，如果在履行階段出現質量問題、經濟糾紛，企業就無法利用歸檔合同來維護自身的合法權益。
(三)企事業單位合同歸檔管理制度不夠完善，部分合同、協議仍處於分散狀態。隨著市場經濟的發展和人事制度改革的推進，各企事業單位產生的合同、協議越來越多，在人們的法律意識、檔案意識還不夠穩固的現狀下，缺乏對合同歸檔程序的明確規定，個別職能部門為了工作方便，簽訂的合同往往不顧及單位存檔需要，將合同自行保管，造成分散管理。
(四)合同歸檔管理的信息化程度不高。很多單位簽訂的是紙質合同，合同歸檔後仍然以傳統的紙質檔案形式存在，沒有按照現代化管理理念、應用先進的合同歸檔管理軟體把合同以電子文件的形式歸檔管理。

『肆』 檔案管理包括合同管理嗎

包括，檔案管理的內容從2個方面來看：
（1）公司對內的文書資料，包括公司的各項規章制度，各部門的發文，公司主持召開的各種專業會議形成的會議記錄、文件、會議綱要、重要領導人的講話及會議決定，公司制定的各項計劃，重要工作成果如工程設計圖紙等。
（2）公司涉外的文書資料，包括黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、合同、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料等。

包括合同及合同管理。

『伍』 合同歸檔管理

一、合同檔案的收集
合同檔案收集難是一個普遍現象。這與合同的形成方式與一般公文有所區別有關。從辦理程序看,在一個法人單位,不同性質和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經歷諸多流轉環節;從合同成立看,合同送交所有責任方簽署完畢後方才成立,流程多周期長。受內外因素的影響,合同容易出現「中途截流」和分散保管的現象,從而給檔案部門的收集工作帶來一定困擾,直接影響合同檔案管理質量和開發編研工作的開展。
如何解決這一問題呢? 關鍵在於抓住合同流轉的中心環節。按照《合同法》第32 條規定:「採用合同書形式訂立合同的,自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。」而依目前國內慣例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為准(簽訂方皆為自然人除外) 。可見,蓋章環節是合同檔案收集的關鍵。如果在合同用印環節即注意對合同進行編號登記,作為追索合同文本的憑據,有助於提高合同收集歸檔率。
對一個全宗單位而言,較為科學有效的方式是實行統一格式的合同審批單。審批單記載合同內容、責任者、金額、經辦部門等相關信息,由合同經辦部門填寫,附合同文本一並辦理審批流轉(一式三聯,格式如下) 。待合同簽署成立後,第一聯供檔案部門作為合同審批材料,與合同文本一並歸檔;第二聯存財務部門,作為記賬憑證;第三聯可由合同部門作為專項資料保留。在合同用印階段,文書部門(或檔案部門) 直接在合同審批單編號,並留下第一聯備案存查,督促合同經辦部門在合同正式簽署完畢後及時辦理移交歸檔手續。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息,又使得合同管理流程更加規范嚴謹。採用這一方式,並通過制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助於從根本上解決合同檔案收集難的現象。

『陸』 合同的存檔管理

我從實戰的角來度給你解決這個問題自,我也曾經做過檔案管理.把我的經驗與你分享.
你將合同按不同類別進行分類,歸檔,裝入不同的檔案袋中,裡面的合同按簽屬日期排序,建議你用EXCEL,統計和查找起來非常方便.表格的格式:
表頭(_____檔案管理)
序號 日期 名稱 內容 備注
大概就是這幾項,你可以跟據你的具體工作情況進行增減.
祝你工作順利!

『柒』 合同檔案管理的檔案主要有哪些

看不懂，可以講的清楚一點

『捌』 合同檔案管理制度的基本原則

制定該制度的基本要求是要根據企業管理的實際情況，規定合同檔案的期限和管理程序，既要考慮到簡便實用，也要考慮到合理合法。由於合同檔案不同於其他的檔案，作為合同歸口管理部門的企業法律顧問室也應當自己保存一份合同資料。因此，可以在辦法中要求主辦單位復印一套材料交法律顧問室。
製作合同檔案的基本要求是如實記載合同簽訂、履行的真實情況，特別是涉及合同履行的全部文字材料要逐一登記歸檔，便於查詢和利用。