整理檔案協議

㈠ 如何有效管理合同檔案

一、合同檔案的收集
合同檔案收集難是一個普遍現象。這與合同的形成方式與一般公文有所區別有關。從辦理程序看,在一個法人單位,不同性質和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經歷諸多流轉環節;從合同成立看,合同送交所有責任方簽署完畢後方才成立,流程多周期長。受內外因素的影響,合同容易出現「中途截流」和分散保管的現象,從而給檔案部門的收集工作帶來一定困擾,直接影響合同檔案管理質量和開發編研工作的開展。
如何解決這一問題呢? 關鍵在於抓住合同流轉的中心環節。按照《合同法》第32 條規定:「採用合同書形式訂立合同的,自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。」而依目前國內慣例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為准(簽訂方皆為自然人除外) 。可見,蓋章環節是合同檔案收集的關鍵。如果在合同用印環節即注意對合同進行編號登記,作為追索合同文本的憑據,有助於提高合同收集歸檔率。
對一個全宗單位而言,較為科學有效的方式是實行統一格式的合同審批單。審批單記載合同內容、責任者、金額、經辦部門等相關信息,由合同經辦部門填寫,附合同文本一並辦理審批流轉(一式三聯,格式如下) 。待合同簽署成立後,第一聯供檔案部門作為合同審批材料,與合同文本一並歸檔;第二聯存財務部門,作為記賬憑證;第三聯可由合同部門作為專項資料保留。在合同用印階段,文書部門(或檔案部門) 直接在合同審批單編號,並留下第一聯備案存查,督促合同經辦部門在合同正式簽署完畢後及時辦理移交歸檔手續。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息,又使得合同管理流程更加規范嚴謹。採用這一方式,並通過制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助於從根本上解決合同檔案收集難的現象。
二、合同檔案管理模式
在國家機關和企業檔案分類體系中,都未將合同檔案作為一個單獨的管理門類。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據其性質、類別和承辦機構等特徵,被分別納入不同的檔案管理門類。這自然有其一定的合理性和科學性。例如將采購合同、工程合同、融資借貸合同分門別類進行歸檔有助於保持設備檔案、基建檔案、會計檔案的成套性與系統性。但是,隨著合同數量的激增、合同憑證的頻繁調用以及合同信息資源的深層次開發,傳統做法已無法很好
地滿足對合同進行集中查詢、綜合統計以及編研開發的需要,與當前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少單位出於業務工作考慮,往往指定合同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來一定風險性。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業知識有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放於業務部門不利於保管使用和到期鑒定銷毀;第三,一旦組織機構或工作人員發生調整變動,往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導致經濟訴訟失利的案例並不鮮見。目前,隨著社會信用體系的構建,不少地方開始推行
「重合同,守信用」企業認證工作。收集、分析合同各階段執行情況,加強對風險的控制能力,使動態管理合同成為一種新的管理形式和需求。
鑒於合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認為合同檔案的管理模式須分層次進行。第一層次,實現合同安全統一管理。建議由檔案綜合管理部門對合同檔案文本實行集中管理,統一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開展合同執行情況跟蹤管理。由合同部門(或財務部門) 負責及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,並及時收集相關交易憑證(票據) 裝訂備查。在分類歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用於檔案部門正常分類歸檔,維護各類檔案的系統完整;另一份提供合同部門(或財務部門) 建立合同執行信息記錄。為了便於統計查詢和開發利用信息,後者可以採取靈活多樣的分類和排列方式,實行動態管理,列為專項業務資料保管。當然,機構規模較小的單位也可結合本單位機構設置情況,指定檔案部門行使上述「二合一」的合同管理職能。 三、合同檔案保管的劃分
對於合同保管期限,存在兩種極端的看法。一種片面誇大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實上這兩種做法在認識上都存在誤區,不利於合同檔案的科學管理和有效利用。劃分合同保存期限時,要聯系合同價值進行綜合分析。
例如,對一般經濟合同而言,合同標的、履行期限是重要參考指標;合同作為技術文檔時,它所依附的設備儀器、土地不動產等使用年限應作為考慮因素;有的合同具有深遠的社會影響(如反映重大經濟和社會意義的合資合作協議等) ,可以考慮列入永久保管。近年來,經濟糾紛案件呈現上升之勢,因此合同爭議的訴訟時效也在參考之列。可見,盡管鑒定合同價值並無具體標准可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善於綜合各方面信息,運用經濟的、法律的眼光和動態觀點看問題,就有助於合同檔案保管期限的劃分趨於准確合理。 四、對變更、撤銷和失效合同的管理
對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點,容易被忽視。事實上,由於合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對其變更與解除也應慎而處之。
《合同法》規定,當事人協商一致的,可以變更合同。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批准(解除) 登記手續的,依照其規定。因此,對已簽訂或生效合同進行變更、撤銷或解除時,要參照法律規定辦理有關審批程序和登記手續,並在合同簽訂方共同見證下將合同文本全部回收,統一辦理變更或銷毀。必要時還需對履約執行情況作出相關書面說明,雙方確認後備案存查。避免因疏於管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經濟糾紛或損失。
五、合同檔案信息資源的開發
長期以來,合同管理中存在的上述現象制約著合同信息資源的深入開發和有效利用。在編研方式上,除了採取傳統的分類統計、數據匯總、比較分析等方式對合同檔案開展一次、二次編研外,還要緊密結合社會利用需求,發掘其獨特的信息內容。應當注意到,伴隨世界經濟一體化和中國加入WTO ,構建各個層次的信用管理體系已逐漸成為社會以及企業界的共識。
積極開發合同檔案資源,找准切入點,是檔案編研領域新的增長點。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分,應當與信用體系互動互惠,從而發揮更大的現實意義。 首先,合同管理對信用檔案體系的形成和完善具有積極作用。建立社會信用體系的目的在於整頓和規范市場經濟秩序,形成誠信為本,操守為重的良好風尚。其功能實現方式之一就是對社會、企業、個人誠實守信或違法違約行為進行懲惡揚善。對企業自身而言,通過收集本企業在工商、信貸、稅收、合同、社會公益等方面的成果(包括所獲得的資質證書、憑證及相關資料等) ,構築本企業信用體系架構,可以樹立和展示本企業良好的資信形象,提升信用等級。尤其是在合同管理方面,通過規范的合同管理,取得政府部門認證的「重合同守信用」企業稱號,無疑對樹立、宣傳本企業的良好信用大有裨益。因此,完善的合同檔案管理有利於豐富社會和企業「信用管理體系」成果。
其次,在合同管理中引入信用管理機制,有利於提高科學管理水平,避免損失。例如,合同簽訂前,對簽約方資信(信用等級) 進行信用調查和分析評估;合同執行中,對合同執行情況進行跟蹤監督、分析評價,及時發現風險並採取應對措施;合同履行後,對合同執行情況進行統計匯總,發掘有效信用信息,確定(修改) 客戶信用標准,建立動態的客戶信用等級等。從而使企業具有一定的識別、評估和規避客戶信用風險的能力。從這個意義上說,合同檔案也是企業建立「客戶信用管理體系」的重要信息流。可見,合同檔案信息資源的開發一旦與資信體系的建立相結合,兩者相得益彰,將會煥發出長久的生命力。積極探索二者建立關聯的模式、方法和深度,並加以提煉開發,恰恰是合同檔案編研新的切入點。

㈡ 檔案代管協議

一、既然你決定保管人事檔案，就免不了要承擔責任，但是可以再協議里約定一些免責條件（包括非人為或不可抗因素等導致檔案丟失，責任不在你方，具體可以參考合同里的免責條款）。
二、為了避免一些不必要的工作失誤，你還應該加強公司內部管理，指定專人保管檔案，明確其崗位職責，另外應該應該健全檔案信息（檔案內含物應有分類及數量條目），還應該規范檔案信息調用或是外借的程序（應經過分管或主領導授權同意方可外借），保證領用或借用在冊登記記錄。
以上只是一點建議，希望對你有用。

㈢ 檔案託管協議或證明的詳細格式

落戶政策，1、掛靠對象：人事檔案委託杭州市人才開發中心管理的各類人才。
2、戶口性質：本中心所設戶口為集體戶口，主要為來杭創業的各類人才和暫無集體戶口的用人單位引進人才提供過渡性戶口掛靠，原則上以兩年為期。一旦條件具備，掛靠者戶口應及時從中心轉出。
3、戶口遷入：
第一類人員：杭州市區以外遷入
進杭入戶條件
辦理程序

研究生畢業
檔案轉入市人才中心；
審核入戶應提交材料，與本中心簽訂戶口託管協議；
應屆畢業生憑市人才中心開具的《入戶通知書》、畢業證書、學位證書、原件及復印件、戶口遷移證、身份證原件及復印件、近期一寸照片2張等入戶應提交材料到指定派出所入戶；
往屆畢業生憑市人才中心開具的《進杭人員入戶證明》、畢業證書、學位證書原件及復印件、戶籍證明（或在有效期內的戶口遷移證原件及復印件）、身份證原件及復印件等入戶審批材料到市公安局辦證中心審批；憑市公安局簽發的《戶口准遷證》到戶籍所在地派出所開具《戶口遷移證》；憑市人才中心開具的《入戶通知書》、市公安局簽發的《戶口准遷證》和《人員進杭入戶審批表》、戶口遷移證、身份證原件及復印件、近期一寸照片2張等入戶應提交材料到指定派出所入戶。

1、應屆普通高校本、專科畢業；

2、在杭落實就業單位。
檔案轉入市人才中心；
審核入戶應提交材料，與本中心簽訂戶口託管協議；
憑市人才中心開具的《入戶通知書》、畢業證書原件及復印件、報到證原件及復印件、戶口遷移證、身份證原件及復印件、經勞動（人事）部門鑒證的《勞動（聘用）合同》(簽約期一年以上)原件及復印件、社保部門出具的用人單位為當事人繳納養老保險情況證明、近期一寸照片2張等入戶應提交材料到指定派出所入戶。

1、歷屆普通高校本科畢業（無學位證書者須到畢業學校開具相關證明）；

2、在杭落實就業單位；

3、年齡45周歲以下。
檔案轉入市人才中心；
審核入戶審批材料，憑市人才中心開具的《進杭人員入戶證明》、畢業證書原件及復印件、學位證書原件及復印件、戶籍證明（或在有效期內的戶口遷移證原件及復印件）、身份證原件及復印件、經勞動（人事）部門鑒證的《勞動（聘用）合同》原件及復印件、社保部門出具的用人單位為當事人繳納養老保險情況證明等入戶審批材料到市公安局辦證中心審批；
憑市公安局簽發的《戶口准遷證》到戶籍所在地派出所開具《戶口遷移證》；
審核入戶應提交材料，與市人才中心簽訂戶口託管協議；
憑市人才中心開具的《入戶通知書》、市公安局簽發的《戶口准遷證》和《人員進杭入戶審批表》、戶口遷移證、身份證原件及復印件、近期一寸照片2張等入戶應提交材料到指定派出所入戶。

1、歷屆普通高校專科畢業；

2、所學專業符合杭州市公布的緊缺專業目錄；

3、在杭落實就業單位；

4、年齡35周歲以下。
檔案轉入市人才中心；
審核入戶審批材料，憑市人才中心開具的《進杭人員入戶證明》、畢業證書原件及復印件、戶籍證明（或在有效期內的戶口遷移證原件及復印件）、身份證原件及復印件、經勞動（人事）部門鑒證的《勞動（聘用）合同》原件及復印件、社保部門出具的用人單位為當事人繳納養老保險情況證明等入戶審批材料到市公安局辦證中心審批；
憑市公安局簽發的《戶口准遷證》到戶籍所在地派出所開具《戶口遷移證》；
審核入戶應提交材料，與市人才中心簽訂戶口託管協議；
憑市人才中心開具的《入戶通知書》、市公安局簽發的《戶口准遷證》和《人員進杭入戶審批表》、戶口遷移證、身份證原件及復印件、近期一寸照片2張等入戶應提交材料到指定派出所入戶。

1、應屆自考、成教等其他高等學歷教育畢業，學歷國家承認；

2、浙江籍生源，在浙院校畢業；

3、畢業時未婚非在職；

4、在杭落實就業單位；

5、年齡30周歲以下。

6、辦理期限是畢業證書發放日期後6個月
檔案轉入市人才中心；
審核入戶審批材料，憑市人才中心開具的《進杭人員入戶證明》、畢業證書原件及復印件、就業報到證原件及復印件、戶籍證明、未婚證明、身份證原件及復印件、經勞動（人事）部門鑒證的《勞動（聘用）合同》(簽約期一年以上)原件及復印件、社保部門出具的用人單位為當事人繳納養老保險情況證明等入戶審批材料到市公安局辦證中心審批；
憑市公安局簽發的《戶口准遷證》到戶籍所在地派出所開具《戶口遷移證》；
審核入戶應提交材料，與市人才中心簽訂戶口託管協議；
憑市人才中心開具的《入戶通知書》、市公安局簽發的《戶口准遷證》和《人員進杭入戶審批表》、戶口遷移證、身份證原件及復印件、近期一寸照片2張等入戶應提交材料到指定派出所入戶。

1、具有中級以上職稱（所取得的職稱須由人事行政部門授予）；

2、在杭落實就業單位；

3、中級職稱人員年齡要求在45周歲以下，副高職稱人員年齡要求在50周歲以下，正高職稱人員年齡要求在55周歲以下。
檔案轉入市人才中心；
審核入戶審批材料，憑市人才中心開具的《進杭人員入戶證明》、畢業證書原件及復印件、職稱證書原件及復印件、戶籍證明、身份證原件及復印件、經勞動（人事）部門鑒證的《勞動（聘用）合同》原件及復印件、社保部門出具的用人單位為當事人繳納養老保險情況證明等入戶審批材料到市公安局辦證中心審批；
憑市公安局簽發的《戶口准遷證》到戶籍所在地派出所開具《戶口遷移證》；
審核入戶應提交材料，與市人才中心簽訂戶口託管協議；
憑市人才中心開具的《入戶通知書》、市公安局簽發的《戶口准遷證》和《人員進杭入戶審批表》、戶口遷移證、身份證原件及復印件、近期一寸照片2張等入戶應提交材料到指定派出所入戶。

第二類人員：市內遷居（杭州市區家庭戶口人員不在受理范圍）

①檔案轉入市人才中心；

②持原單位的《常住戶口登記卡》與市人才中心簽訂戶口託管協議；

③憑市人才中心開具的《入戶通知書》、《常住戶口登記卡》、身份證原件及復印件、近期一寸照片2張等入戶應提交材料到指定派出所入戶。

4、戶口遷出：戶口掛靠是人事代理的一項配套服務內容，故市人才中心不受理單獨掛靠戶口的業務。因各種原因轉出人事關系和人事檔案者，其戶口須先從市人才中心遷出。若戶口不能先於檔案遷出的，當事人應在支付戶口遷出保證金後，方可將檔案調至所錄用單位，以滿足其考察錄用之需。戶口在規定時間或本人承諾期限內遷出，戶口遷出保證金退還本人。

5、特別提醒：

人事檔案由用人單位委託本中心管理的入戶掛靠人員，需提交經用人單位蓋章同意的《杭州市人才開發中心代管單位入戶人員名單表》一份。
用人單位自己有集體戶口的，在杭有自有住房或者可以投親靠友的，本中心一般不提供集體戶口掛靠，有關人員進杭入戶辦理程序中由本中心出具的《進杭人員入戶證明》和《入戶通知書》改成用人單位同意入戶證明或本人自有住房房產證或投靠戶主的同意入戶證明和戶口本。
6、提示：人事檔案的轉入和人事關系的接轉，請詳見人事檔案調轉和人事關系接轉辦事指南。

㈣ 做檔案整理 定向培養協議書放哪裡

如果是文書檔案的話，以年度-機構-保管期限分類時，這個定向培養協議書是哪個職能科室的重點工作，哪個科室主辦產生的，日後還需這個科室查找，就應該歸在該年度的這個科室的檔案中，當然還要按保管期限分別放。

㈤ 請問如何寫關於檔案整理、檔案數字化外包工作保密協議

上海捷然數字科技有限公司是專門做檔案管理系統，檔案數字化加工的

㈥ 房產公司合同檔案怎麼分類整理啊，好亂啊，沒頭緒。

有文書檔案，基建檔案，設備檔案，人事檔案，實物檔案，會計檔案，等等，工程合同放在基建檔案里，租賃合同放在文書檔案里