整理档案协议

㈠ 如何有效管理合同档案

一、合同档案的收集
合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。从办理程序看,在一个法人单位,不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办,甚至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节;从合同成立看,合同送交所有责任方签署完毕后方才成立,流程多周期长。受内外因素的影响,合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象,从而给档案部门的收集工作带来一定困扰,直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。
如何解决这一问题呢? 关键在于抓住合同流转的中心环节。按照《合同法》第32 条规定:“采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”而依目前国内惯例,合同签订成立基本以签订方盖章为准(签订方皆为自然人除外) 。可见,盖章环节是合同档案收集的关键。如果在合同用印环节即注意对合同进行编号登记,作为追索合同文本的凭据,有助于提高合同收集归档率。
对一个全宗单位而言,较为科学有效的方式是实行统一格式的合同审批单。审批单记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息,由合同经办部门填写,附合同文本一并办理审批流转(一式三联,格式如下) 。待合同签署成立后,第一联供档案部门作为合同审批材料,与合同文本一并归档;第二联存财务部门,作为记账凭证;第三联可由合同部门作为专项资料保留。在合同用印阶段,文书部门(或档案部门) 直接在合同审批单编号,并留下第一联备案存查,督促合同经办部门在合同正式签署完毕后及时办理移交归档手续。使用合同审批单既可以真实直观地反映出每一份合同形成的全过程信息,又使得合同管理流程更加规范严谨。采用这一方式,并通过制定配套的合同管理和移交制度,则合同档案的归档率得以有效保证,有助于从根本上解决合同档案收集难的现象。
二、合同档案管理模式
在国家机关和企业档案分类体系中,都未将合同档案作为一个单独的管理门类。换言之,在立卷归档阶段,合同一般依据其性质、类别和承办机构等特征,被分别纳入不同的档案管理门类。这自然有其一定的合理性和科学性。例如将采购合同、工程合同、融资借贷合同分门别类进行归档有助于保持设备档案、基建档案、会计档案的成套性与系统性。但是,随着合同数量的激增、合同凭证的频繁调用以及合同信息资源的深层次开发,传统做法已无法很好
地满足对合同进行集中查询、综合统计以及编研开发的需要,与当前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少单位出于业务工作考虑,往往指定合同部门或财务部门负责管理本单位合同档案,这也给合同档案管理带来一定风险性。首先,合同管理人员(一般为兼职) 档案专业知识有限,合同档案管理水平参差不齐;其次,合同存放于业务部门不利于保管使用和到期鉴定销毁;第三,一旦组织机构或工作人员发生调整变动,往往容易造成合同散失。因合同凭证丢失导致经济诉讼失利的案例并不鲜见。目前,随着社会信用体系的构建,不少地方开始推行
“重合同,守信用”企业认证工作。收集、分析合同各阶段执行情况,加强对风险的控制能力,使动态管理合同成为一种新的管理形式和需求。
鉴于合同档案所具有的特殊属性,笔者认为合同档案的管理模式须分层次进行。第一层次,实现合同安全统一管理。建议由档案综合管理部门对合同档案文本实行集中管理,统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作,避免档案缺散流失。第二层次,开展合同执行情况跟踪管理。由合同部门(或财务部门) 负责及时记录合同履行、变更、废止等完备信息,并及时收集相关交易凭证(票据) 装订备查。在分类归档方式上,理想做法是合同文本归档一式二份:一份用于档案部门正常分类归档,维护各类档案的系统完整;另一份提供合同部门(或财务部门) 建立合同执行信息记录。为了便于统计查询和开发利用信息,后者可以采取灵活多样的分类和排列方式,实行动态管理,列为专项业务资料保管。当然,机构规模较小的单位也可结合本单位机构设置情况,指定档案部门行使上述“二合一”的合同管理职能。 三、合同档案保管的划分
对于合同保管期限,存在两种极端的看法。一种片面夸大合同的重要性,将合同不分主次轻重一律列为永久保管;另一种则相反,认为合同都有履行期限,全部列为短期保管则可。事实上这两种做法在认识上都存在误区,不利于合同档案的科学管理和有效利用。划分合同保存期限时,要联系合同价值进行综合分析。
例如,对一般经济合同而言,合同标的、履行期限是重要参考指标;合同作为技术文档时,它所依附的设备仪器、土地不动产等使用年限应作为考虑因素;有的合同具有深远的社会影响(如反映重大经济和社会意义的合资合作协议等) ,可以考虑列入永久保管。近年来,经济纠纷案件呈现上升之势,因此合同争议的诉讼时效也在参考之列。可见,尽管鉴定合同价值并无具体标准可循,划分保管期限也不宜一概而论,只要善于综合各方面信息,运用经济的、法律的眼光和动态观点看问题,就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。 四、对变更、撤销和失效合同的管理
对变更、撤销和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲点,容易被忽视。事实上,由于合同具有法律意义上的特殊凭证效用,对其变更与解除也应慎而处之。
《合同法》规定,当事人协商一致的,可以变更合同。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准(解除) 登记手续的,依照其规定。因此,对已签订或生效合同进行变更、撤销或解除时,要参照法律规定办理有关审批程序和登记手续,并在合同签订方共同见证下将合同文本全部回收,统一办理变更或销毁。必要时还需对履约执行情况作出相关书面说明,双方确认后备案存查。避免因疏于管理或随意处置造成受控合同流失,而造成不必要的经济纠纷或损失。
五、合同档案信息资源的开发
长期以来,合同管理中存在的上述现象制约着合同信息资源的深入开发和有效利用。在编研方式上,除了采取传统的分类统计、数据汇总、比较分析等方式对合同档案开展一次、二次编研外,还要紧密结合社会利用需求,发掘其独特的信息内容。应当注意到,伴随世界经济一体化和中国加入WTO ,构建各个层次的信用管理体系已逐渐成为社会以及企业界的共识。
积极开发合同档案资源,找准切入点,是档案编研领域新的增长点。合同管理作为信用体系管理的重要组成部分,应当与信用体系互动互惠,从而发挥更大的现实意义。 首先,合同管理对信用档案体系的形成和完善具有积极作用。建立社会信用体系的目的在于整顿和规范市场经济秩序,形成诚信为本,操守为重的良好风尚。其功能实现方式之一就是对社会、企业、个人诚实守信或违法违约行为进行惩恶扬善。对企业自身而言,通过收集本企业在工商、信贷、税收、合同、社会公益等方面的成果(包括所获得的资质证书、凭证及相关资料等) ,构筑本企业信用体系架构,可以树立和展示本企业良好的资信形象,提升信用等级。尤其是在合同管理方面,通过规范的合同管理,取得政府部门认证的“重合同守信用”企业称号,无疑对树立、宣传本企业的良好信用大有裨益。因此,完善的合同档案管理有利于丰富社会和企业“信用管理体系”成果。
其次,在合同管理中引入信用管理机制,有利于提高科学管理水平,避免损失。例如,合同签订前,对签约方资信(信用等级) 进行信用调查和分析评估;合同执行中,对合同执行情况进行跟踪监督、分析评价,及时发现风险并采取应对措施;合同履行后,对合同执行情况进行统计汇总,发掘有效信用信息,确定(修改) 客户信用标准,建立动态的客户信用等级等。从而使企业具有一定的识别、评估和规避客户信用风险的能力。从这个意义上说,合同档案也是企业建立“客户信用管理体系”的重要信息流。可见,合同档案信息资源的开发一旦与资信体系的建立相结合,两者相得益彰,将会焕发出长久的生命力。积极探索二者建立关联的模式、方法和深度,并加以提炼开发,恰恰是合同档案编研新的切入点。

㈡ 档案代管协议

一、既然你决定保管人事档案，就免不了要承担责任，但是可以再协议里约定一些免责条件（包括非人为或不可抗因素等导致档案丢失，责任不在你方，具体可以参考合同里的免责条款）。
二、为了避免一些不必要的工作失误，你还应该加强公司内部管理，指定专人保管档案，明确其岗位职责，另外应该应该健全档案信息（档案内含物应有分类及数量条目），还应该规范档案信息调用或是外借的程序（应经过分管或主领导授权同意方可外借），保证领用或借用在册登记记录。
以上只是一点建议，希望对你有用。

㈢ 档案托管协议或证明的详细格式

落户政策，1、挂靠对象：人事档案委托杭州市人才开发中心管理的各类人才。
2、户口性质：本中心所设户口为集体户口，主要为来杭创业的各类人才和暂无集体户口的用人单位引进人才提供过渡性户口挂靠，原则上以两年为期。一旦条件具备，挂靠者户口应及时从中心转出。
3、户口迁入：
第一类人员：杭州市区以外迁入
进杭入户条件
办理程序

研究生毕业
档案转入市人才中心；
审核入户应提交材料，与本中心签订户口托管协议；
应届毕业生凭市人才中心开具的《入户通知书》、毕业证书、学位证书、原件及复印件、户口迁移证、身份证原件及复印件、近期一寸照片2张等入户应提交材料到指定派出所入户；
往届毕业生凭市人才中心开具的《进杭人员入户证明》、毕业证书、学位证书原件及复印件、户籍证明（或在有效期内的户口迁移证原件及复印件）、身份证原件及复印件等入户审批材料到市公安局办证中心审批；凭市公安局签发的《户口准迁证》到户籍所在地派出所开具《户口迁移证》；凭市人才中心开具的《入户通知书》、市公安局签发的《户口准迁证》和《人员进杭入户审批表》、户口迁移证、身份证原件及复印件、近期一寸照片2张等入户应提交材料到指定派出所入户。

1、应届普通高校本、专科毕业；

2、在杭落实就业单位。
档案转入市人才中心；
审核入户应提交材料，与本中心签订户口托管协议；
凭市人才中心开具的《入户通知书》、毕业证书原件及复印件、报到证原件及复印件、户口迁移证、身份证原件及复印件、经劳动（人事）部门鉴证的《劳动（聘用）合同》(签约期一年以上)原件及复印件、社保部门出具的用人单位为当事人缴纳养老保险情况证明、近期一寸照片2张等入户应提交材料到指定派出所入户。

1、历届普通高校本科毕业（无学位证书者须到毕业学校开具相关证明）；

2、在杭落实就业单位；

3、年龄45周岁以下。
档案转入市人才中心；
审核入户审批材料，凭市人才中心开具的《进杭人员入户证明》、毕业证书原件及复印件、学位证书原件及复印件、户籍证明（或在有效期内的户口迁移证原件及复印件）、身份证原件及复印件、经劳动（人事）部门鉴证的《劳动（聘用）合同》原件及复印件、社保部门出具的用人单位为当事人缴纳养老保险情况证明等入户审批材料到市公安局办证中心审批；
凭市公安局签发的《户口准迁证》到户籍所在地派出所开具《户口迁移证》；
审核入户应提交材料，与市人才中心签订户口托管协议；
凭市人才中心开具的《入户通知书》、市公安局签发的《户口准迁证》和《人员进杭入户审批表》、户口迁移证、身份证原件及复印件、近期一寸照片2张等入户应提交材料到指定派出所入户。

1、历届普通高校专科毕业；

2、所学专业符合杭州市公布的紧缺专业目录；

3、在杭落实就业单位；

4、年龄35周岁以下。
档案转入市人才中心；
审核入户审批材料，凭市人才中心开具的《进杭人员入户证明》、毕业证书原件及复印件、户籍证明（或在有效期内的户口迁移证原件及复印件）、身份证原件及复印件、经劳动（人事）部门鉴证的《劳动（聘用）合同》原件及复印件、社保部门出具的用人单位为当事人缴纳养老保险情况证明等入户审批材料到市公安局办证中心审批；
凭市公安局签发的《户口准迁证》到户籍所在地派出所开具《户口迁移证》；
审核入户应提交材料，与市人才中心签订户口托管协议；
凭市人才中心开具的《入户通知书》、市公安局签发的《户口准迁证》和《人员进杭入户审批表》、户口迁移证、身份证原件及复印件、近期一寸照片2张等入户应提交材料到指定派出所入户。

1、应届自考、成教等其他高等学历教育毕业，学历国家承认；

2、浙江籍生源，在浙院校毕业；

3、毕业时未婚非在职；

4、在杭落实就业单位；

5、年龄30周岁以下。

6、办理期限是毕业证书发放日期后6个月
档案转入市人才中心；
审核入户审批材料，凭市人才中心开具的《进杭人员入户证明》、毕业证书原件及复印件、就业报到证原件及复印件、户籍证明、未婚证明、身份证原件及复印件、经劳动（人事）部门鉴证的《劳动（聘用）合同》(签约期一年以上)原件及复印件、社保部门出具的用人单位为当事人缴纳养老保险情况证明等入户审批材料到市公安局办证中心审批；
凭市公安局签发的《户口准迁证》到户籍所在地派出所开具《户口迁移证》；
审核入户应提交材料，与市人才中心签订户口托管协议；
凭市人才中心开具的《入户通知书》、市公安局签发的《户口准迁证》和《人员进杭入户审批表》、户口迁移证、身份证原件及复印件、近期一寸照片2张等入户应提交材料到指定派出所入户。

1、具有中级以上职称（所取得的职称须由人事行政部门授予）；

2、在杭落实就业单位；

3、中级职称人员年龄要求在45周岁以下，副高职称人员年龄要求在50周岁以下，正高职称人员年龄要求在55周岁以下。
档案转入市人才中心；
审核入户审批材料，凭市人才中心开具的《进杭人员入户证明》、毕业证书原件及复印件、职称证书原件及复印件、户籍证明、身份证原件及复印件、经劳动（人事）部门鉴证的《劳动（聘用）合同》原件及复印件、社保部门出具的用人单位为当事人缴纳养老保险情况证明等入户审批材料到市公安局办证中心审批；
凭市公安局签发的《户口准迁证》到户籍所在地派出所开具《户口迁移证》；
审核入户应提交材料，与市人才中心签订户口托管协议；
凭市人才中心开具的《入户通知书》、市公安局签发的《户口准迁证》和《人员进杭入户审批表》、户口迁移证、身份证原件及复印件、近期一寸照片2张等入户应提交材料到指定派出所入户。

第二类人员：市内迁居（杭州市区家庭户口人员不在受理范围）

①档案转入市人才中心；

②持原单位的《常住户口登记卡》与市人才中心签订户口托管协议；

③凭市人才中心开具的《入户通知书》、《常住户口登记卡》、身份证原件及复印件、近期一寸照片2张等入户应提交材料到指定派出所入户。

4、户口迁出：户口挂靠是人事代理的一项配套服务内容，故市人才中心不受理单独挂靠户口的业务。因各种原因转出人事关系和人事档案者，其户口须先从市人才中心迁出。若户口不能先于档案迁出的，当事人应在支付户口迁出保证金后，方可将档案调至所录用单位，以满足其考察录用之需。户口在规定时间或本人承诺期限内迁出，户口迁出保证金退还本人。

5、特别提醒：

人事档案由用人单位委托本中心管理的入户挂靠人员，需提交经用人单位盖章同意的《杭州市人才开发中心代管单位入户人员名单表》一份。
用人单位自己有集体户口的，在杭有自有住房或者可以投亲靠友的，本中心一般不提供集体户口挂靠，有关人员进杭入户办理程序中由本中心出具的《进杭人员入户证明》和《入户通知书》改成用人单位同意入户证明或本人自有住房房产证或投靠户主的同意入户证明和户口本。
6、提示：人事档案的转入和人事关系的接转，请详见人事档案调转和人事关系接转办事指南。

㈣ 做档案整理 定向培养协议书放哪里

如果是文书档案的话，以年度-机构-保管期限分类时，这个定向培养协议书是哪个职能科室的重点工作，哪个科室主办产生的，日后还需这个科室查找，就应该归在该年度的这个科室的档案中，当然还要按保管期限分别放。

㈤ 请问如何写关于档案整理、档案数字化外包工作保密协议

上海捷然数字科技有限公司是专门做档案管理系统，档案数字化加工的

㈥ 房产公司合同档案怎么分类整理啊，好乱啊，没头绪。

有文书档案，基建档案，设备档案，人事档案，实物档案，会计档案，等等，工程合同放在基建档案里，租赁合同放在文书档案里